A PPK által szervezett vagy a PPK társszervezésében megvalósuló rendezvények előkészítése során kérjük, az alábbiak szerint járjon el:

• A szervező személye:
  • Minden rendezvénynek - a belső kezdeményezésű és a társszervezésben megvalósuló rendezvénynek is - kell, hogy legyen a karon közalkalmazotti jogviszonyban álló szervezője. A rendezvény szervezője lehet oktató vagy oktatást támogató kolléga. A karon belüli ügyintézés minden esetben a kari szervező kolléga feladata.
     
• Amint a rendezvény ötlete megfogalmazódott:
  • Belső szervezésű rendezvény esetén a Teremfoglalás menüpontban leírtaknak megfelelően jelezze teremigényét a kar illetékes munkatársának, ezzel bejelentve a rendezvényt a Dékáni Hivatal felé.
  • A kar társszervezésében megvalósuló külső rendezvény esetében a Dékáni Hivatal minden esetben együttműködési megállapodást köt a külső partnerrel, ennek birtokában kezdhető meg a szervezés, a teremfoglalás ennek a szerződésnek a bemutatásával lehetséges.
     
• Legalább 2-3 héttel a rendezvény előtt:
  • Az eseményhez kapcsolódó adatkezelési tájékoztató és, amennyiben a részvétel előzetes regisztrációhoz kötött, regisztrációs felület kialakítása. A résztvevők regisztrációja a legegyszerűbben a Qualtrics-ban valósítható meg, az adatkezelési rendelkezések (GDPR) betartásával. Erről bővebben az Adatkezelés menüben olvashat.​​​​​​ (A Qualtrics használatához a kar munkatársai itt találnak segítséget.)
  • A rendezvény meghirdetésében, elő- és utókommunikációjában igénybe veheti a kari Kommunikációs Iroda segítségét. A rendezvények kommunikációjáról, a meghirdetéshez szükséges adatokról bővebben itt olvashat.
     
• Legalább 10 nappal a rendezvény előtt:
  • A rendezvényhez szükséges technikát a Technika igénylése menüpontban elérhető űrlap kitöltésével tudja igényelni a rendezvény előtt legalább 10 nappal. Technikát csak olyan rendezvényhez tud igényelni, amihez már sikeresen foglalt termet.
    További információ: technikus@ppk.elte.hu
     
• Legalább 1-2 nappal a rendezvény előtt:

  • A regisztráció lezárása, és emlékeztető e-mail küldése a regisztrált résztvevőknek.

  • Az előadók emlékeztetése a rendezvény kezdési időpontjáról, helyszínéről, az esetleges technikai próbáról.
     

• A rendezvény során :
  • Kérjük, hogy minden PPK-s online rendezvényen élőszóban és vizuálisan is jelenjen meg a kar neve valamilyen formában (pl. kari ppt-sablon használata, logózott háttér alkalmazása etc.) a mindenkori arculati szabályok betartásával.
  • Jelenléti rendezvény esetén a szervező gondoskodik a beléptetésről és az egyetemen érvényes szabályok betartatásáról.
  • Kisebb jelenléti rendezvény esetén a szervező feladata a helyszín berendezése, valamint a helyszínen történő elpakolás, rendrakás, az eredeti állapot és berendezés visszaállítása. Ehhez javasoljuk hallgatói segítség igénybevételét.
     
• A rendezvény után:
  • Örömmel vesszük a szervezők beszámolóját a kari kommunikációs felületek számára a kommunikacio@ppk.elte.hu címen. A rendezvények kommunikációjáról, a Kommunikációs Iroda szolgáltatásairól bővebben itt olvashat.