Online rendezvények szervezése
- Legalább 6 héttel a rendezvény előtt:
- Az esemény céljának, célközönségének meghatározása
- Az esemény időpontjának és időtartamának meghatározása
- Az előadók és a moderátor / technikai host felkérése
- Legalább 4 héttel a rendezvény előtt:
- Döntés arról, hogy előre rögzített vagy élő online esemény (esetleg ezek keveréke) valósul-e meg
- A megfelelő online platform(ok) kiválasztása (Teams, intézeti, tanszéki Zoom fiók, kari YouTube stream csatorna)
- Stúdiófelvétel esetén előzetes egyeztetés a technikussal
- A Kommunikációs Iroda bevonható az előkészítésbe, előkommunikációba
- Legalább 3 héttel a rendezvény előtt
- A kiválasztott online eszközökön a szükséges idősáv(ok) befoglalása
- Az eseményhez kapcsolódó adatkezelési tájékoztató és, amennyiben a részvétel előzetes regisztrációhoz kötött, regisztrációs felület kialakítása. A résztvevők regisztrációja a legegyszerűbben a Qualtrics-ban valósítható meg, az adatkezelési rendelkezések (GDPR) betartásával. Erről bővebben az Adatkezlés menüben olvashat. (A Qualtrics használatához a kar munkatársai itt találnak segítséget.)
- Legalább két héttel a rendezvény előtt:
- A rendezvény meghirdetésében, elő- és utókommunikációjában igénybe veheti a kari Kommunikációs Iroda segítségét. Kérjük, hogy juttassa el a rendezvény programját a kommunikacio@ppk.elte.hu címre.
- Azokat a rendezvényeket, amelyeknek a célközönsége ezt indokolja, a Kommunikációs Iroda megjeleníti a kar online felületein és egyéb módszerekkel is támogatja a közönségszervezést.
- Az esemény előtti napon:
- Egyeztetés az előadókkal, a moderátor / technikai host szerepek véglegesítése, végső döntés arról, hogy készül-e felvétel az eseményről
- A rendezvény során:
- Kérjük, hogy minden PPK-s online rendezvényen élőszóban és vizuálisan is jelenjen meg a kar neve valamilyen formában (pl. kari ppt-sablon használata, logózott háttér alkalmazása etc.)
- A rendezvény elején az adatkezelési tájékoztatóban foglaltakra szóban is föl kell hívni a figyelmet, ez fokozottan érvényes abban az esetben, amikor a rendezvényt rögzítjük és később a YouTube-on publikáljuk. A személyiségi jogok érvényre juttatásáról minden egyes PPK-s rendezvényen gondoskodnunk kell.
- A rendezvény után:
- Örömmel vesszük a szervezők beszámolóját a kari kommunikációs felületek számára! A beszámolót a kommunikacio@ppk.elte.hu címre lehet elküldeni.
2020.07.13.