Online rendezvények szervezése

  • Legalább 6 héttel a rendezvény előtt:
    • Az esemény céljának, célközönségének meghatározása
    • Az esemény időpontjának és időtartamának meghatározása
    • Az előadók és a moderátor / technikai host felkérése
  • Legalább 4 héttel a rendezvény előtt:
    • Döntés arról, hogy előre rögzített vagy élő online esemény (esetleg ezek keveréke) valósul-e meg
    • A megfelelő online platform(ok) kiválasztása (Teams, intézeti, tanszéki Zoom fiók, kari YouTube stream csatorna)
    • Stúdiófelvétel esetén előzetes egyeztetés a technikussal
    • A Kommunikációs Iroda bevonható az előkészítésbe, előkommunikációba
  • Legalább 3 héttel a rendezvény előtt
    • A kiválasztott online eszközökön a szükséges idősáv(ok) befoglalása
    • Az eseményhez kapcsolódó adatkezelési tájékoztató és, amennyiben a részvétel előzetes regisztrációhoz kötött, regisztrációs felület kialakítása. A résztvevők regisztrációja a legegyszerűbben a Qualtrics-ban valósítható meg, az adatkezelési rendelkezések (GDPR) betartásával. Erről bővebben az Adatkezlés menüben olvashat.​​​​​​ (A Qualtrics használatához a kar munkatársai itt találnak segítséget.)
  • Legalább két héttel a rendezvény előtt:
    • A rendezvény meghirdetésében, elő- és utókommunikációjában igénybe veheti a kari Kommunikációs Iroda segítségét. Kérjük, hogy juttassa el a rendezvény programját a kommunikacio@ppk.elte.hu címre.
    • Azokat a rendezvényeket, amelyeknek a célközönsége ezt indokolja, a Kommunikációs Iroda megjeleníti a kar online felületein és egyéb módszerekkel is támogatja a közönségszervezést.
  • Az esemény előtti napon:
    • Egyeztetés az előadókkal, a moderátor / technikai host szerepek véglegesítése, végső döntés arról, hogy készül-e felvétel az eseményről
  • A rendezvény során:
    • Kérjük, hogy minden PPK-s online rendezvényen élőszóban és vizuálisan is jelenjen meg a kar neve valamilyen formában (pl. kari ppt-sablon használata, logózott háttér alkalmazása etc.)
    • A rendezvény elején az adatkezelési tájékoztatóban foglaltakra szóban is föl kell hívni a figyelmet, ez fokozottan érvényes abban az esetben, amikor a rendezvényt rögzítjük és később a YouTube-on publikáljuk. A személyiségi jogok érvényre juttatásáról minden egyes PPK-s rendezvényen gondoskodnunk kell.
  • A rendezvény után:
    • Örömmel vesszük a szervezők beszámolóját a kari kommunikációs felületek számára! A beszámolót a kommunikacio@ppk.elte.hu címre lehet elküldeni.
2020.07.13.