Milyen lesz az iroda, amikor visszatérünk?

A térben és időben rugalmasabb munkavégzési feltételek új ajtókat nyithatnak a szervezetek életében

2020.06.12.
Milyen lesz az iroda, amikor visszatérünk?
A járvány miatti karantén tapasztalatai és a kényszerű otthoni munkavégzés nagyon speciális helyzetet teremtett, melynek értelmezése, a tapasztalatok hasznosítása óriási felelősséget ró a szervezetek vezetőire, amikor a home office szélesebb körű bevezetését fontolgatják. A tapasztalatok szakértő elemzésével a kutatók is hozzájárulhatnak egy megalapozott „reboarding” stratégia kialakításához. Az irodai környezet változásairól, a home office forradalmáról beszélgettünk az ELTE PPK-n nemrég doktorált kutatóval, Frankó Lucával.

Frankó Luca doktori kutatásában egy nagy multinacionális cég irodai dizájnváltásának a környezetpszichológiai szempontok szerinti elemzését végezte el. A vizsgálatot megelőzően a munkavállalók saját munkaállomásos open office-ban (nagy, egyterű iroda) dolgoztak és a home office lehetősége nem volt általános gyakorlat. Az átszervezés eredményeként a nagyvállalat a saját munkaállomásos rendszerről megosztott munkaállomásos (shared desk) dizájnra tért át részlegesen, egy pilot keretében, amihez a dolgozók egyéni döntésük alapján csatlakozhattak. Aki vállalta, hogy lemond állandó, saját munkaállomásáról és belép ebbe az úgynevezett shared desk rendszerbe, heti egy alkalommal otthoni munkavégzési lehetőséghez jutott, ami a vizsgált szervezeti kultúrában egy nagyon nagy pluszt jelentett.

A környezetpszichológia egyik alaptétele, hogy a humán kötődéshez hasonlóan az épített környezetünkkel, helyekkel, terekkel is kialakíthatunk kötődési viszonyokat. A kutatás egyik kiinduló hipotézise, hogy a már viszonylag nagy szakirodalommal rendelkező munkahelykötődésen túl, irodai kontextusban feltételezhető egy kisebb kötődési egység is, a munkaállomás-kötődés. A kutatás újdonsága, hogy a munkaállomás-kötődés empirikusan megragadhatóvá vált és elkülönült a munkahelyhez való kötődéstől, noha e két jelenség tartalmilag szorosan egymásba ágyazódik. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy például egy shared desk bevezetési folyamatban a saját fix hely megszűnése akár veszteségélményt generálhat, amivel mindenképp számolni kell. Frankó Luca disszertációja is igazolja azonban, hogy ha a bevezetés jól kommunikált, megfelelően kompenzálódik és a munkavállalóknak van valódi választása, a munkahelykötődés szintje nem feltétlenül szenved csorbát.

De mitől függ, hogy ki mekkora stresszt él meg egy irodai designváltás folyamata során?

Itt a személyiség, de akár a generációs hovatartozás is szempont lehet – emeli ki Frankó Luca.

Hiszen egy fiatal kollégának, aki például néhány hónapja került a szervezethez és a fix munkaállomása mellett is az aktuális feladataihoz kapcsolódóan vándorolt az irodatérben, egy ilyen helyzet feltehetőleg kevesebb nehézséget okoz. Ugyanakkor egy 30-40 éve a vállalatnál dolgozó kolléga számára egy ilyen változás nagyobb veszteségélményt jelenthet, hiszen ő abban szocializálódott, hogy van saját asztala, munkaállomása, esetleg saját irodája, amiért adott esetben meg is kellett dolgoznia.

COVID-19 tapasztalatok

A kutató arra hívja fel a figyelmünket, hogy a kényszerűségből hirtelen bevezetett teljes körű home office egy rendkívül extrém helyzet, amire nem voltunk felkészülve. Az embereknek nem volt idejük és terük azon gondolkodni, hogy hogyan is lehetne ezt a legjobban csinálni, kikísérletezni, gyakorlatilag azonnal kellett reagálni a járványra.  Ez végül számos kompromisszumos megoldást, de sok jó gyakorlatot is szült. Az elmúlt hónapokban sok szervezet a túlélésre játszott, az ebben az időszakban szerzett tapasztalatok vagy kiépített munkafolyamatok azonban hosszú távon építő jellegűek lehetnek, akár az innovációt is serkenthetik.

A következő hónapokban a cél a pandémia időszakában megélt veszteségek kompenzálása, és az előnyök számbavétele, továbbvitele, beépítése lehet – mondja Frankó Luca.

Tanácsadóként is azt tapasztalja, hogy a multinacionális cégek irodáról való gondolkodását megváltoztatta a pandémia. A megosztott asztalos rendszerek térnyerését nagy valószínűséggel tovább gyorsítja a most kialakult gazdasági és társadalmi környezet. Ennek bevezetési logikája azonban akár meg is fordulhat: eddig az volt a kérdés, hogyan csökkentsék a helyek számát 100%-ról 80%-ra. Most az jelenti a kihívást, hogyan legyen a 0-ból 20-30 majd 50% és ezt hogyan tartsák fenn megfelelő módon hosszú távon is!

Egyéni szinten jól látható az is, hogy vannak folyamatok, amelyeket otthon, csendben, egyedül sokkal jobban tudunk elvégezni, de amikor csapatban kellene ötletelni, vagy új munkatársat kell betanítani, akkor hirtelen elemi erővel érezzük a személyes kapcsolat hiányát. Egy olyan esetben, mikor valaki tíz éve dolgozik együtt a kollégái többségével egy cégnél, jól bejáratott munkafolyamataik és jó munkatársi kapcsolatai vannak, akkor könnyebb rövid távon átállni a home office-ból történő munkavégzésre és kollaborációra. Ugyanakkor például azon kollégák, akik közvetlenül a COVID előtt vagy alatta léptek be egy munkahelyre, már rengeteg nehézséggel szembesültek.

Az iroda jövője

Hosszú idő alatt jutott el a munkakultúránk oda, hogy a munkáltató által biztosított eszközökkel, méltányolható körülmények között dolgozzunk. Frankó Luca szerint most a home office forradalmában a vezetők felelőssége, hogy ne lépjenek vissza ettől. A térben és időben rugalmasabb munkavégzési feltételek új ajtókat nyithatnak a szervezetek életében, lehetőség van a hirtelen jött tapasztalatokat elemzésére és azok beépítésére.

Az a trend például a nagyvállalatok esetében előrevetíthető, hogy sok helyen az iroda a munkavégzés puszta helyszíne helyett már egyfajta szolgáltatási színtérként lesz inkább értelmezhető: a különböző feladatok (pl.: egyéni, koncentrált munkavégzés; tárgyalás; kreatív ötletelés; stb.) elvégzéséhez alkalmas téri és tárgyi környezeti palettát fogják nyújtani, ami mellett a heti néhány napos home office is jól megfér majd – mondja Frankó Luca.

A rendszeres home office bevezetése körüli stratégiai lépések közé tartozhat a munkavállalók és a vezetők felkészítése is. Van, akinek a személyiségéhez, habitusához alapból jobban illeszkedik ez a fajta munkavégzés, ugyanakkor mindez tanulható is. Ki lehet alakítani jó stratégiákat, léteznek hasznos eszközök, technikák és egyre több szakirodalom is. A munkavállaló számára ez egy lehetőség is lehet az autonómabb működésre, ugyanakkor felelősséget is jelent, az önmagunk szabályozásának szerepe ilyenkor nagyon felerősödik.

A COVID járvány hatása átírhatja tehát, hogy milyen elvárásai lesznek a munkavállalóknak a saját és az irodai terekkel kapcsolatosan, munkáltatói oldalon pedig felmerülhetnek olyan stratégiai és gazdasági szempontok is, amelyek az irodai dizájn kialakításába is beleszólhatnak. Várhatóan még a legkonzervatívabb szervezetek is elmozdulnak valamilyen mobilisabb irányba és már rövidtávon változás lehet abban, hogy mit gondolunk az irodai munkáról. Ezeket a dinamikus átalakulásokat pedig érdemes lenne empirikus vizsgálatokkal is kísérni. 

Frankó Luca pszichológusként végzett az ELTE PPK-n, majd közvetlenül a diploma megszerzése után egy szervezetfejlesztéssel és kiválasztással foglalkozó tanácsadó cégnél helyezkedett el. Az egyetemi évek alatt az Illyés Sándor Szakkollégiumban ismerkedett meg a környezetpszichológiával, és 2013-ban ehhez kapcsolódóan kezdte meg doktori tanulmányait. Alapvetően az irodai környezet pszichológiai kérdéseivel foglalkozik, doktori disszertációját is ebben a témában védte meg. Témavezetője a PPK frissen alakult Ember–Környezet Tranzakció Intézet igazgatója, Dr. Dúll Andrea volt.